Archiva Polska, jako administrator danych, niniejszym informuje Państwa o przetwarzaniu zebranych danych osobowych, o sposobach zarządzania stroną internetową https://www.archivagroup.pl (zwaną dalej „Stroną”) i informacjami dla odwiedzających, jak również o przetwarzaniu danych osobowych osób zainteresowanych, które zwrócą się do Archiva Polska z prośbą o informacje handlowe lub w inny sposób przekażą jej swoje dane osobowe, w celach i na warunkach określonych w niniejszym oświadczeniu.
Niniejsza informacja została przekazana zgodnie z art. 13 rozporządzenia (UE) 2016/679 (dalej „GDPR”).
1. Przetwarzanie danych osobowych
Archiva Polska oświadcza, że w celu uzyskania dostępu do Strony i/lub zarejestrowania się w różnych sekcjach Strony i/lub zamówienia informacji lub usług i/lub chęci bycia informowanym o wydarzeniach i oferowanych usługach, konieczne jest podanie danych osobowych, które będą przetwarzane w pełnej zgodności z GDPR. Dzięki tym informacjom użytkownicy są z wyprzedzeniem informowani o metodach przetwarzania danych.
Zgodnie z wyżej wymienionym prawem, przetwarzanie danych będzie się odbywało zgodnie z zasadami uczciwości, legalności i przejrzystości, w celu ochrony Państwa prywatności oraz praw i wolności.
W odniesieniu do tej strony internetowej stwierdza się, że informacje dotyczą wyłącznie tej strony i nie obejmują innych stron internetowych, do których użytkownik może uzyskać dostęp poprzez linki zewnętrzne.
2. Administrator danych
Administratorem danych jest Siedziba firmy Plac Powstańców Warszawy 2A, 00-030 Warszawa, Polska
3. Cele przetwarzania danych i podstawa prawna
W zależności od potrzeb wyrażanych od czasu do czasu przez użytkownika korzystającego z różnych obszarów tej strony internetowej (z wyłączeniem szczególnych zasad i informacji dotyczących poszczególnych operacji, dla których wymagane jest podanie określonych danych osobowych, które są publikowane od czasu do czasu na stronie internetowej), cele przetwarzania danych osobowych (tj. danych dostarczanych bezpośrednio przez użytkowników poprzez wypełnienie formularzy zapytania o informacje i/lub uzyskiwanych automatycznie poprzez nawigację) są następujące:
W kontekście i wyłącznie w celu świadczenia usług dostępnych za pośrednictwem strony internetowej (tj. odpowiedzi na otrzymane zapytania, prośby o udział w wydarzeniach lub podobnych, …). Podstawa prawna: wykonanie środków przedumownych Art. 6.1.b DSGVO.
Aby zaoferować użytkownikom, po uprzednim wyrażeniu zgody i do czasu jej odwołania, możliwość zapoznania się i pogłębienia wiedzy na temat działań, wydarzeń i innych inicjatyw biznesowych organizowanych lub prowadzonych przez podmiot odpowiedzialny. Podstawa prawna: zgoda Art. 6.1.a DSGVO.
4. Metody przetwarzania
Przetwarzanie danych oznacza „każdą operację lub zestaw operacji wykonywanych przy pomocy środków elektronicznych lub zautomatyzowanych albo bez ich pomocy, które obejmują gromadzenie, zapisywanie, organizowanie, przechowywanie, przetwarzanie, zmienianie, odzyskiwanie, porównywanie, wykorzystywanie, przekazywanie, ujawnianie, łączenie, blokowanie, usuwanie, niszczenie i wybieranie danych”.
Dane osobowe są przetwarzane głównie w sposób zautomatyzowany, z logiką ściśle związaną z powyższymi celami, poprzez bazę danych, platformy elektroniczne zarządzane przez Archiva Polska lub przez osoby trzecie wyznaczone jako podmioty przetwarzające zgodnie z art. 28 GDPR i/lub poprzez zintegrowane systemy komputerowe i/lub strony internetowe będące własnością lub wykorzystywane przez Archiva Polska.
Administrator podjął odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony użytkowników przed ryzykiem utraty, niewłaściwego wykorzystania lub zmiany zgromadzonych danych. W szczególności podjęła ona środki bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi przepisami i stosuje bezpieczne protokoły przesyłania danych, takie jak HTTPS. Ponadto przechowuje dane użytkowników na serwerach znajdujących się na terytorium kraju. Serwery poddawane są zaawansowanemu systemowi codziennego backupu i disaster recovery.
5. Czas trwania przetwarzania danych
Przekazane dane przechowywane są przez okres nie dłuższy niż czas niezbędny do osiągnięcia celów, o których mowa w ust. 3, dla których są przetwarzane lub przez dłuższy okres dla celów dopuszczalnych prawem. W każdym przypadku są one usuwane natychmiast po zrealizowaniu celów, o których mowa powyżej.
Do celów, o których mowa w par:
- 3a: w zależności od specyfiki wniosku. W przypadku wniosków ogólnych – maksymalnie 12 miesięcy od ich otrzymania.
- 3b: maksymalnie 24 miesiące od sformalizowania zgody lub od ostatniej udokumentowanej interakcji.
6. Miejsce przetwarzania
Dane osobowe będą przetwarzane głównie w siedzibie Administratora Danych i/lub w miejscach, w których działają podmioty przetwarzające wyznaczone specjalnie na mocy art. 28 GDPR. W celu uzyskania dalszych informacji, użytkownicy mogą skontaktować się z administratorem danych za pośrednictwem poczty elektronicznej na zarejestrowany adres e-mail sales@archivagroup.pl.
7. Rodzaj i sposoby udostępniania danych osobowych użytkowników.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale jeżeli nie zostaną one podane, Archiva może nie być w stanie zrealizować żądania. Dane osobowe można przekazać poprzez wypełnienie odpowiednich pól w wyznaczonych miejscach na stronie internetowej lub, jeśli wolisz, poprzez wysłanie zapytania pocztą elektroniczną.
8. Kategorie danych osobowych przeznaczonych do przetwarzania
Oprócz danych osobowych przekazywanych bezpośrednio przez użytkowników podczas nawigacji na stronie internetowej (takich jak dane identyfikacyjne i kontaktowe), systemy komputerowe i procedury programowe wykorzystywane do obsługi strony internetowej automatycznie i pośrednio zarządzają i/lub gromadzą pewne informacje, które mogą zawierać dane osobowe. Ich przekazywanie odbywa się za pomocą protokołów komunikacji internetowej znanych jako „cookies” (jak dalej zdefiniowano), adresów „IP”, nazw domen komputerów używanych przez użytkowników strony internetowej, adresów w notacji „URL” żądanych zasobów, czasu żądania do serwera i nawigacji na stronie internetowej.
9. Kategorie osób, które mogą zapoznać się z Państwa danymi osobowymi.
Dane osobowe mogą zostać podane do wiadomości pracowników lub stażystów administratora danych, którzy pod bezpośrednim nadzorem tego ostatniego i zgodnie ze szczególnymi środkami bezpieczeństwa i zachowaniem poufności, które zostały im przyznane, przetwarzają dane osobowe zgodnie z europejskimi zasadami ochrony danych.
Dane osobowe mogą być również przekazywane do wiadomości podmiotom przetwarzającym wskazanym przez administratora danych zgodnie z art. 28 Rozporządzenia UE 679/2016, takim jak firmy zewnętrzne lub inne podmioty, które zlecają działania w imieniu Archiva Polska (np. między innymi podmioty, którym powierzono zarządzanie i/lub rozwój stron internetowych, wsparcie, komunikację, organizację i zarządzanie wydarzeniami, zarządcy platform elektronicznych do wysyłania kampanii marketingowych, newsletterów itp.) Pełna i aktualna lista podmiotów przetwarzających, którym mogą być udostępnione dane osobowe dostępna jest na żądanie pod adresem sales@archivagroup.pl.
10. Przekazywanie danych osobowych użytkowników do państw spoza UE
Dane osobowe nie będą przekazywane do krajów spoza UE.
11. Dzieci
Strona nie zawiera żadnych informacji przeznaczonych bezpośrednio dla dzieci. W związku z tym, osoby należące do wyżej wymienionej kategorii nie muszą przekazywać danych osobowych do Archiva Polska za pomocą formularzy zapytania o dane znajdujących się na stronie internetowej.
12. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa do wycofania zgody, dostępu, sprostowania i usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu określone w art. 7 ust. 3 i od 15 do 21 GDPR, a mianowicie:
- zażądać informacji, czy przetwarzane są dane osobowe ich dotyczące;
- jeśli przetwarzanie jest w toku, do żądania dostępu do danych osobowych i informacji o przetwarzaniu, jak również do żądania kopii przechowywanych danych osobowych;
- żądania sprostowania nieprawidłowych danych osobowych oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych;
- jeśli zachodzi jeden z warunków przewidzianych w art. 17 GDPR, zażądać usunięcia dotyczących ich danych osobowych;
- w przypadkach przewidzianych w art. 18 GDPR, aby zażądać ograniczenia przetwarzania danych;
- uzyskać dane osobowe dotyczące danej osoby w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie i/lub, w zależności od wymaganego wysiłku, zażądać przekazania danych innemu administratorowi danych;
- w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych. W przypadku wniesienia sprzeciwu Państwa dane osobowe nie będą dłużej przetwarzane, chyba że istnieją uzasadnione podstawy do tego, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub do celów dochodzenia, wykonywania lub obrony praw przed sądem;
- wycofać w dowolnym momencie zgodę udzieloną do celów, o których mowa w pkt 3 (b) i (d).
Ponadto każda osoba, której dane dotyczą, może wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uzna, że naruszone zostały jej podstawowe prawa i wolności, np. w sposób wskazany na stronie www.garanteprivacy.it.
Dochodzenie tych praw może zostać zainicjowane poprzez wysłanie odpowiedniej wiadomości na zarejestrowany adres e-mail sales@archivagroup.pl.
13 Wykorzystanie plików cookie
Cookies to małe pliki tekstowe, które są automatycznie zapisywane na komputerze użytkownika podczas odwiedzania określonych stron internetowych. Mogą Państwo otrzymywać pliki cookie z różnych stron internetowych lub serwerów internetowych (tzw. „dostawcy zewnętrzni”), które mogą zawierać niektóre elementy odwiedzanej przez Państwa strony internetowej. Istnieją różne rodzaje plików cookie, które dzielą się na kategorie technicznych plików cookie oraz plików cookie o określonym profilu. Techniczne pliki cookie są wykorzystywane wyłącznie w celu przekazywania wiadomości za pośrednictwem sieci komunikacji elektronicznej lub w zakresie ściśle niezbędnym do świadczenia usługi przez dostawcę usługi informatycznej – na wyraźne życzenie abonenta lub użytkownika. Pliki cookie nie stanowią żadnego zagrożenia dla komputera użytkownika; nie przechowujemy żadnych danych osobowych w generowanych przez nas plikach cookie, ale wykorzystujemy zaszyfrowane informacje, które są gromadzone w celu poprawy komfortu korzystania z witryny.
Pliki cookie mogą pełnić różne funkcje, takie jak usprawnienie nawigacji między stronami poprzez zapisywanie preferencji użytkownika i ogólne usprawnienie nawigacji. Są one przydatne do identyfikacji i poprawy błędów lub do znalezienia odpowiednich, podobnych produktów wyświetlanych użytkownikowi podczas przeglądania strony. Archiva Polska zastrzega sobie również prawo do używania anonimowych analitycznych cookies w celu zbierania informacji o użytkownikach strony dla celów statystycznych lub bezpieczeństwa, takich jak adres IP, rodzaj używanej przeglądarki internetowej i systemu operacyjnego i/lub stron internetowych odwiedzanych przez użytkownika. Archiva Polska może zbierać te informacje w celu śledzenia wykorzystania strony i poprawy niektórych jej aspektów.
14 Rezygnacja z cookies
Polityka prywatności przewiduje, że użytkownik wyraża zgodę na stosowanie plików cookies („opt-in”) poprzez kontynuowanie przeglądania strony internetowej po zapoznaniu się z oknem informującym go o stosowaniu plików cookies. Użytkownik może również dezaktywować pliki cookie, którymi już zarządzał („opt-out”). (art. 122 ustawy o ochronie danych osobowych) oraz dla wszystkich (opt-in) wcześniej zaakceptowanych przez użytkownika plików cookie, które nie należą do „technicznych plików cookie” („targeting cookies” i „analytics cookies”).
W oparciu o to rozróżnienie użytkownik może dezaktywować i/lub usunąć pliki cookie („opt-out”) oraz dezaktywować i/lub usunąć poszczególne pliki cookie, które nie są „natury technicznej”, postępując zgodnie z instrukcjami podanymi tutaj dla przeglądarki używanej w każdym przypadku:
Chrom: https://support.google.com/chrome/answer/95647
Firefox: https://support.mozilla.org/it/kb/Attivare%20e%20disattivare%20i%20cookie
Internet Explorer: https://support.microsoft.com/it-it/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
Opera: http://www.opera.com/help/tutorials/security/privacy/
Safari: https://support.apple.com/
Profilowe pliki cookie służą do tworzenia profili użytkowników i są wykorzystywane do wysyłania komunikatów reklamowych odpowiadających preferencjom, które użytkownik zademonstrował podczas surfowania w sieci. Cookies profilowe są aktywowane i wykorzystywane przez stronę internetową tylko wtedy, gdy użytkownik uprzednio wyraził zgodę na takie wykorzystanie.
15. Rodzaje plików cookies wykorzystywanych przez naszą stronę internetową i zarządzanie nimi
Techniczne pliki cookie do nawigacji/sesji
Są one niezbędne do poruszania się po stronie internetowej ze wszystkimi jej funkcjami, takimi jak dostęp do obszarów chronionych. Bez tych plików cookie nie byłoby możliwe świadczenie żądanych usług. Te pliki cookie nie zbierają informacji w celach komercyjnych.
Pliki cookie dotyczące analizy technicznej
Gromadzą one i analizują anonimowe i/lub zagregowane informacje na temat korzystania z witryny przez odwiedzających (odwiedzane strony, …) w celu zapewnienia użytkownikowi lepszych warunków przeglądania. Te pliki cookie nie zbierają informacji, które mogłyby w jakikolwiek sposób zidentyfikować użytkownika. Użytkownik może uzyskać informacje na temat przetwarzania jego danych osobowych przez Google Analytics pod następującym adresem: https://support.google.com/analytics/answer/6004245.
W szczególności:
Anonimowe pliki cookie Google Analytics mogą być wykorzystywane do śledzenia konwersji reklam Facebook Ads i konwersji Google AdWords;
Pliki cookie Facebook Analytics for Apps zbierają dane użytkowe i różne rodzaje danych, jak określono w polityce prywatności Facebooka.
Pliki cookie związane z funkcjonalnością techniczną
Pozwalają one witrynie „zapamiętać” wybory dokonane przez użytkownika oraz dostosować witrynę do preferencji klienta poprzez ulepszanie jej zawartości. Informacje zbierane za pomocą tego typu plików cookie są anonimowe.
Pliki cookie osób trzecich
Pozwalają one na wzbogacenie zawartości strony internetowej o materiały pochodzące od zewnętrznych dostawców. Tutaj można pobrać listę plików cookie innych firm wraz z odnośnikiem do informacji o nich.
16. Linki do stron internetowych osób trzecich
Archiva Polska nie ponosi odpowiedzialności za politykę prywatności stosowaną przez strony, do których prowadzą odnośniki, ani za informacje lub treści na nich zawarte.
17 Inspektor ochrony danych
Zgodnie z wymogami Rozporządzenia UE 2016/679, Archiva Polska nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych (IOD).
18. Zmiany do niniejszej deklaracji
Archiva Polska zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym oświadczeniu w dowolnym czasie, co zostanie podane do wiadomości odwiedzających bezpośrednio na tej stronie. Prosimy odwiedzających o zapoznanie się z niniejszą stroną, przy czym data podana w nagłówku powinna być traktowana jako czas wskazujący na dokonane zmiany.
O ile nie stwierdzono inaczej, powyższe oświadczenie pozostaje ważne dla danych osobowych przetwarzanych do tej daty.
19 Zgoda na reklamę e-mailową
Archiva Polska przetwarza adres e-mail w celu wysyłania reklam drogą elektroniczną i w tym celu przekazuje go spółce Archiva S.r.l. (www.archivagroup.it) zgodnie z Państwa zgodą (Art. 6 (1) (a) DS-GVO). W każdej chwili mogą Państwo odwołać swoją zgodę ze skutkiem na przyszłość. Nie ma możliwości przesyłania informacji drogą elektroniczną bez podania adresu e-mail. Dane te będą przetwarzane w tym celu do momentu odwołania przez Państwa zgody lub do momentu, w którym dalsze przesyłanie nie będzie już uzasadnione z punktu widzenia nadawcy reklamy.
20. Udział w webinariach
Webinaria odbywają się za pośrednictwem Internetu. Adres e-mail oraz dane techniczne służące do nawiązania połączenia w ramach udziału w webinarze są przetwarzane w celu realizacji webinaru (art. 6 ust. 1 lit. b) DS-GVO). Bez tego udział w webinarze nie jest możliwy. W celu przeprowadzenia webinaru, dane te będą przetwarzane do czasu zakończenia webinaru.