Proces archiwizacji cyfrowej Archiva oferuje sprawną organizację i identyfikację treści dokumentów oraz kontrolowanego dostępu do nich. Pakiet informacji, który następnie jest wysyłany do systemu repozytorium, jest przygotowywany na tym etapie, zgodnie z nowymi włoskimi wytycznymi technicznymi dotyczącymi przechowywania dokumentów elektronicznych.
Zalety
- Uproszczenie procedur administracyjnych.
- Udostępnianie dokumentów za pośrednictwem różnych platform dokumentów i systemów ERP.
- Dostęp do dokumentów w każdej chwili, także za pomocą urządzeń mobilnych.
- Lepsza kontrola nad dokumentami biznesowymi.
- Redukcja kosztów zarządzania dokumentami zamówień i sprzedaży.
Etapy procesu
- Odbiór obiegu dokumentów.
- Zbiór dokumentów w formie papierowej w siedzibie klienta.
- Ręczna / automatyczna standaryzacja otrzymanych dokumentów.
- Indeksowanie dokumentów.
- Stworzenie złożonego pakietu informacyjnego.
- Składanie podpisu cyfrowego (prostego, zaawansowanego lub kwalifikowanego) na raporcie informacyjnym.
- Przeniesienie złożonego pakietu informacyjnego do menedżera repozytorium.