LATE.ARCHIVA jest usługą outsourcingu do elektronicznej archiwizacji i dematerializacji dokumentów i faktur klientów. Przygotowuje ona wniosek pakietu informacyjny, który następnie jest wysyłany do systemu repozytorium. Nabywa ona dokumenty zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.
REDUKCJA KOSZTÓW
DEMATERIALIZACJA ZMNIEJSZA KOSZTY ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI I ELIMINUJE KOSZTY ZWIĄZANE Z FIZYCZNYM SKŁADOWANIEM PAPIERU.
100% DOSTĘPNOŚCI
DOSTĘPNOŚĆ I KORZYSTANIE Z DOKUMENTÓW I INFORMACJI, Z MOŻLIWOŚCIĄ DZIELENIA SIĘ NIMI BEZ OGRANICZEŃ ZWIĄZANCH Z WŁAŚCIWOŚCIAMI ICH FIZYCZNYCH POZYCJI.
BEZPIECZEŃSTWO I KONTROLA
MAKSYMALNY POZIOM BEZPIECZEŃSTWA ELEKTRONICZNIE PRZECHOWYWANYCH DOKUMENTÓW I FAKTUR PRZY ICH CAŁKOWITEJ AKTYWNOŚCI I KONTROLI DOSTĘPU.
Late.Archiva pozwala na:
Zredukowanie kosztów zarządzania dokumentami w formie elektronicznej jak i papierowej
Osiąga się to poprzez cyfrowe nabycie papieru analogowego i / lub elektronicznych dokumentów do archiwizacji, ekstrakcję zawartości i publikacje w systemie zarządzania dokumentami.
Zredukowanie czasu potrzebnego na wyszukiwanie przechowywanych dokumentów
Osiąga się to poprzez wyszukiwanie dokumentów i konsultacji z wykorzystaniem różnych dziedzin łączonych lub używając kilku słów kluczy, albo poprzez tworzenie logicznych połączeń pomiędzy dokumentami, np całe zamówienie wraz z cyklem płatności.
Niezmienna zgodność z nowymi przepisami prawnymi, które wymagają dokumentów
Osiąga się to poprzez zagwarantowanie, że wszystkie dokumenty wysłane do Archiva nie mogą zostać zmodyfikowane, ponieważ są one pogrupowane w pliku zawierającym cyfrowe ślady otrzymanych dokumentów; plik jest podpisany certyfikatem cyfrowym i znacznikiem daty wydanym przez TSA (Time Stamp Authority).
Zmniejszenie kosztów kontroli i zarządzania nieprawidłowościami
Osiąga się to poprzez automatyczne wykrywanie nieprawidłowości, takich jak brak protokołów, podwójnych dokumentów lub dokumentów, które nie są zgodne z wymaganiami projektu. Dedykowane usługi działu pomocy niezwłocznie poinformują o wymienionych nieprawidłowościach i przedstawią szczegółowy raport wyników.
Gwarantowany proces dematerializacji
Osiąga się to za pomocą certyfikowanej usługi niszczenia dokumentów papierowych, która gwarantuje poufność także podczas procesu przyjętego do zarządzania archiwami. Przewidziany przepływ operacji jest nadzorowany przez personel Archiva i na życzenie możemy dostarczyć materiał filmowy z całego procesu dematerializacji.
Wyeliminowanie ryzyka utraty informacji i przerwania świadczenia usługi.
Jest to możliwe dzięki głównemu centrum danych należącego do Archiva, który wykorzystuje przeznaczony dla przedsiębiorstw system pamięci masowej o wysokiej niezawodności oraz dodatkowe centrum danych dedykowane usłudze odzyskiwania danych. Proces ten opatrzony jest certyfikatem ISO: 27001.
